Centro Médico Sheba – Caso de Sucesso

A Q-nomy forneceu um sistema de agendamento que ultrapassou as expectativas do Centro Médico Sheba, e foi um ponto de viragem no novo quadro de referência de TI de centros médicos.

Acerca do Centro Médico Sheba

O Centro Médico Sheba é um hospital universitário que presta serviços de referência e atua como centro médico nacional de Israel em várias especialidades. É o maior centro médico do Médio Oriente, assim como um enorme centro de pesquisa médico-científica que colabora internacionalmente com indústrias farmacêuticas e de biotecnologia, com vista a desenvolver novos medicamentos, tratamentos e tecnologias, e é também um centro global de referência na educação médica.

 Atualmente, o Centro Médico Sheba é composto por seis grandes unidades: um vasto complexo de pesquisa médica, um campus universitário de ensino de medicina, um hospital de cuidados agudos, um hospital pediátrico, um hospital para mulheres e o principal hospital de reabilitação do país.

Por ano, mais de um milhão de pacientes faz cerca de 4 milhões de visitas ao Centro Médico Sheba.

O Desafio

Durante mais de 20 anos, o Centro Médico Sheba utilizou uma solução de agendamento que fazia parte do legado do centro médico. Em 2012, a administração de TI do Sheba decidiu que estava na hora de substituir o sistema antiquado por uma solução de marcações médicas moderna e especializada. Os principais requisitos da nova solução eram:

• Agendamento sujeito a regras de negócio e disponibilidade de recursos;
• Acesso com base em funções e gestão funcional de permissões;
• Flexibilidade total para alterar modelos de agendas, capacidade, horas de trabalho, etc.
• Suporte das agendas do pessoal e da equipa/departamento;
• Interface de utilizador amigável, para corresponder às normas e convenções atuais da interface do utilizador (IU) web;
• Produto completo totalmente funcional que suporte o desenvolvimento contínuo e personalização sem necessidade de atualizar a versão do produto.

O departamento de TI do Sheba testou várias soluções existentes, e chegou mesmo a executar um breve projeto-piloto com um fornecedor de software médico, mas nenhuma destas opções correspondeu aos requisitos.

O Centro Médico Sheba pensou então na Q-nomy, e rapidamente se convenceu que não só a solução da Q‑nomy correspondia e excedia as expectativas, como tinha um valor acrescentado único na sua integração inerente da funcionalidade de gestão de filas.

A Solução

A Q-nomy disponibilizou uma solução completa, composta pela plataforma de Otimização da Experiência de Clientes Q-Flow® com personalização baseada numa análise cuidadosa das necessidades do Centro Médico Sheba, levada a cabo pelos peritos de engenharia de processos médicos da Q-nomy. Neste projeto, a Q-nomy implementou não só os procedimentos existentes à prova de falhas no Q-Flow, como também otimizou e melhorou muitos elementos do fluxo de pacientes.

O projeto-piloto foi levado a cabo em duas das especialidades mais complicadas do Centro Médico Sheba – Gastroenterologia e Oftalmologia. Após a implementação bem-sucedida e o elevado nível de satisfação dos utilizadores, a implementação foi alargada a todo o centro médico.

O software atualmente executado pela Sheba inclui:

• Módulo de agendamento avançado da Q-nomy, que permite aos funcionários gerir requisitos complexos, como planos de tratamentos em várias etapas, consultas que envolvem a coordenação de vários recursos, etc.
• Gestão do Fluxo de Pacientes da Q-nomy, que trata da receção, encaminhamento e filas das visitas agendadas, assim como chegadas aleatórias e casos urgentes.
• Brochura a Pedido da Q-nomy, que é utilizada para enviar a cada paciente um folheto personalizado com detalhes sobre a consulta e procedimento agendado, indicações e informações úteis adicionais.
• Uma solução especialmente personalizada para o Bloco Operatório: uma interface de "arrastar e largar" que simplifica o agendamento das várias fases que fazem parte de uma operação (consulta, preparação, etc.)

Os Resultados

Após um ano em funcionamento, no qual o Q-Flow foi implementado em mais de 100 unidades do centro médico, é claramente um sucesso:

• Elevado nível de satisfação de utilizador entre os funcionários, que significa maior usabilidade e operações mais simples em comparação com a solução anterior.
• Redução significativa do volume de trabalho, devido à automatização de várias etapas no processo de marcações e no fluxo de pacientes.
• Nível de controlo otimizado das agendas dos departamentos, o que permite uma gestão eficaz dos recursos e da capacidade de tratamento.

A simplicidade e flexibilidade da solução ficaram muito além das expectativas do pessoal, e como tal o Centro Médico Sheba decidiu utilizar o agendamento Q-nomy para outras aplicações fora dos departamentos médicos; por exemplo, é agora utilizado para reservar quartos no hotel da maternidade local.

O Centro Médico Sheba planeia agora expandir a utilização do Q-Flow, para tirar partido dos módulos de back-office do sistema, fluxo de trabalho, BPM e planeamento de recursos.

A Q‑nomy é considerada uma pedra angular no âmbito de centros médicos tendo como objetivo a liderança tecnológica, maior eficiência e experiência geral otimizada dos pacientes.

Saiba mais sobre as soluções de gestão da experiência de pacientes da Q-nomy