Logiciel de planification de rendez-vous pour le secteur public

Le logiciel Q-nomy de planification de rendez-vous pour le secteur public et les services administratifs accroît la satisfaction des clients et la productivité du personnel en optimisant la planification et le travail. Il est basé sur des paramètres mesurables, afin de s’assurer que les niveaux de service respectent les politiques des gouvernements centraux ou locaux.

Notre solution offre aux clients un moyen de programmer leurs rendez-vous en libre-service, en ligne ou sur portable. La planification des rendez-vous est basée sur l’emplacement des clients et des bureaux, et prend en compte les compétences et la disponibilité des agents, ainsi que le type de service et le nombre de clients prenant rendez-vous pour le même type de service. Par exemple, lorsqu’une famille de 5 personnes a besoin de renouveler ses passeports (nécessite l’intégration avec la solution Q-nomy de gestion de processus d’affaires).

Le logiciel Q-nomy de planification de rendez-vous pour le secteur public fait partie de la Suite Q-nomy de solutions pour les services publics gouvernementaux et locaux visant à accroître la productivité du personnel lors de son interaction avec les clients et lors du traitement des demandes et dossiers des visiteurs.

Bénéfices et Avantages

Bénéfices de la solution:

• Optimise le potentiel de la planification de rendez-vous en offrant une plateforme unifiée de planification facile à utiliser, couvrant tous les canaux de l’expérience client, y compris le libre-service.
• Réduit les coûts d’exploitation grâce à un processus de planification rationalisé et une plus grande efficacité des agents.
• Accroît la satisfaction et l’expérience client par le biais d’une planification en libre-service facile à utiliser, qui prend en compte les compétences et la disponibilité des agents pour les services requis.
• Assure la cohérence de la mise en correspondance des clients et des demandes d’agents spécifiques dans les messages et instructions transmis aux visiteurs avant leur arrivée à un rendez-vous, et la préparation des agents pour leurs rendez-vous.
• Ajoute de la valeur lorsque des agents sont tenus de respecter des critères de performance dans le cadre de politiques des gouvernements centraux ou locaux.  

Avantages uniques du logiciel Q-nomy de planification de rendez-vous pour le secteur public:

• Le serveur central peut évoluer d’un point de service unique à un certain nombre de bureaux, visiteurs et clients.
• Il est possible d’héberger le déploiement rapide de la planification en libre-service sur un cloud privé ou public, sur place, ou dans une installation hybride.
• S’intègre avec les systèmes GRC et PGI pour accroître les bénéfices pour les clients et améliorer les performances des agents de la fonction publique.
• Maintenance facile : le système peut être configuré à distance via une connexion web sécurisée, sans avoir à installer de logiciel sur les comptoirs des agents.
• Flexibilité totale pour répondre à tous les besoins de services et de processus.

Fonctionnalités principales:

• La plateforme de planification de rendez permet de créer, configurer et gérer les calendriers des agents et la disponibilité des ressources.
• Peut être déployée comme une Application de gestion de visites, offrant aux utilisateurs en ligne ou sur portable la possibilité de programmer des rendez-vous et de s’enregistrer à leur arrivée, de localiser des bureaux et d’afficher les informations concernant la file d’attente, plus d’autres fonctions.
• L’interface Administrateur permet de configurer les heures d’ouverture des boutiques, leurs capacités en ressources, les types de rendez-vous et leur durée, la gestion des emplois du temps, les autorisations d’accès et de gestion, et plus encore.
• L’interface Propriétaire de calendrier permet de créer et de fermer des calendriers, de gérer les changements d’horaires du personnel, de reprogrammer des blocs de rendez-vous et plus encore.
• L’interface Service administratif permet de planifier les rendez-vous et de passer en revue les rendez-vous programmés dans un service administratif particulier par le biais d’autres canaux.
• Visualisation basée sur les rôles des données client recueillies auprès de tierces parties.
• L’interface Agents de centre d’appel permet de planifier les rendez-vous dans tout le pays en fonction des requêtes et de l’emplacement des clients.
• L’interface Web est une interface web libre-service personnalisable, qui permet aux clients de programmer des rendez-vous en ligne en utilisant le site internet de l’entreprise ou un serveur web hébergé par Q-nomy ; ce dernier peut être intégré au localisateur de bureau de votre site internet et aux campagnes publicitaires en ligne.
• Le mécanisme de blocage empêche les doubles réservations d’une même tranche horaire via les différents canaux.
• La fonction rappels automatisés envoie au client des rappels qui incluent les détails de son rendez-vous, des instructions pour se préparer au rendez-vous, un lien pour annuler ou reprogrammer le rendez-vous, et d’autres fonctions. Ces rappels peuvent être imprimés pendant la planification des rendez-vous ou envoyés par courriel/SMS par la suite ou quelques heures avant le rendez-vous.
• L’intégration des données des rendez-vous à Microsoft Exchange et Outlook.
• Adaptable à n’importe quel nombre de bureaux, départements, services et agents.
• Tous les réglages de configuration sont basés sur des paramètres, n’exigent aucune programmation, sont effectués à distance via une connexion web sécurisée et prennent instantanément effet dans tous les bureaux et services administratifs.
• La programmation additionnelle, qui donne lieu à une logique applicative rehaussée et à des interfaces plus intelligentes, est incorporée en tant que script. Elle n’altère donc jamais le code produit de base, minimisant ainsi les procédures de tests, accélérant le développement et assurant une réponse rapide aux besoins opérationnels.
• Toutes les interfaces utilisateur sont basées sur le web, faciles à utiliser et liées à des pages d’aide contextuelle en ligne.