Terminplanungssoftware für Büros des Öffentlichen Dienstes

Q-nomys Lösung zur Terminplanung für Öffentliche Institutionen erhöht die Kundenzufriedenheit und die Produktivität des Personals, indem der Zeitplan und die Arbeit optimiert werden. Sie ist auf messbaren Parametern basiert, um sicherzustellen, dass die Serviceniveaus gemäß den regionalen oder landesweiten Bestimmungen erfüllt werden.

Unsere Lösung bietet Kunden die Möglichkeit, Termine online und mit mobiler Selbstbedienung zu buchen. Geplante Termine sind unter Berücksichtigung der Fähigkeiten und Verfügbarkeit des Mitarbeiters, wie auch der Art der Dienstleistung und der Anzahl der Besucher für dieselbe Dienstleistung auf dem Standort des Kunden und des Büros basiert. Wenn z. B. eine Familie mit 5 Personen neue Reisepässe benötigt (Erfordert die Integration mit Q-nomys Lösung für das Geschäftsprozessmanagement).

Q-nomys Terminplanung für Öffentliche Einrichtungen ist Teil von Q-nomys Suite mit Lösungen für Regierungs- und Gemeindeverwaltungen. Dieses dient dazu, die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen, wenn sie mit Kunden arbeiten und die Anfragen und Fälle von Besuchern bearbeiten.

Vorteile

Vorteile der Lösung:

• Maximiert das Potenzial der Terminplanung, indem sie eine benutzerfreundliche, einheitliche Planungsplattform für alle Kanäle der Kundenerfahrung, inklusive Selbstbedienung, bietet.
• Reduziert die Betriebskosten durch einen optimierten Terminplanungsprozess und verbesserte Mitarbeitereffizienz.
• Erhöht die Kundenzufriedenheit und -erfahrung durch eine bedienerfreundliche Selbstbedienungs-Planung, die die Fähigkeiten und Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Fähigkeiten für die gewünschte Dienstleistung berücksichtigt.
• Stellt die Einheitlichkeit der Anpassungen von Kunden und Anfragen an bestimmte Mitarbeiter, in den Nachrichten und Anweisungen, die an Besucher vor ihrem Besuch übermittelt werden und in der Vorbereitung von Mitarbeitern für ihre Termine sicher.
• Bietet einen Mehrwert, wenn Mitarbeiter erforderlich sind, um die Leistungsmaßstäbe zu erfüllen, die Teil von regionalen oder landesweiten Richtlinien sind.  
   

Einzigartige Vorteile der Q-nomy-Terminplanung:

• Der Zentralserver kann von einem einzigen Point of Service bis hin zu jeder beliebigen Anzahl von Büros oder auf Basis der Größe des Kundenstamms skaliert werden.
• Schneller Einsatz von Selbstbedienungs-Terminplanung, kann auf einer sicheren privaten oder öffentlichen Cloud, an Standorten oder als Hybrid-Installation, gehostet werden.
• Lässt sich mit CRM- und ERP Systemen integrieren, um die Vorteile für Kunden zu maximieren und die Leistung von Bediensteten des Öffentlichen Dienstes zu verbessern.
• Einfache Wartung. Das System kann mithilfe einer sicheren Webverbindung fernkonfiguriert werden. Es ist nicht erforderlich, die Software an den Schaltern der Mitarbeiter zu installieren.
• Vollständige Flexibilität, um allen Ansprüchen des Kundendienstes und des Prozesses zu entsprechen.

Hauptfunktionen:

• Terminplanungsplattform für die Einrichtung, Konfiguration und Verwaltung von Personalkalendern und der Verfügbarkeit von Ressourcen.
• Kann als Q-nomys Besuchsmanagement App implementiert werden, die Nutzern von mobilen Geräten die Möglichkeit bietet, Termine zu planen und einzuchecken, Büros zu finden und sie zeigt, zusätzlich zu anderen Funktionen, Informationen über die Wartezeiten an.
• Administratorschnittstelle für die Konfiguration der Öffnungszeiten der Filialen, die Kapazität, die Überbuchung, die Arten von Terminen des Kalenderbesitzers und des Zugangs und der Zugriffsgenehmigungen für die Verwaltung und mehr.
• Die Schnittstelle für den Kalenderbesitzer ermöglicht das Öffnen und Schließen von Kalendern, die Bearbeitung von Änderungen im Dienstplan, die Umlegung von Terminblöcken usw.
• Pro-Büro-Schnittstelle für die Vergabe von Terminen und um Termine, die über andere Kanäle für das Büro vergeben wurden, zu überprüfen.
• Rollenbasierte Ansicht von Kundendaten, die aus Anwendungen von Dritten erfasst werden.
• Schnittstelle für Mitarbeiter des Callcenters für nationale Terminplanung, basierend auf Kundenanfragen und Standorten.
• Web-Schnittstelle - flexible Web-Schnittstelle zur Selbstbedienung ermöglicht es Kunden, Termine zu vereinbaren, wobei eine Unternehmenswebsite oder ein von Q-nomy bereitgestellter Server genutzt wird, der in den Bürofinder Ihrer Website und in online-Werbekampagnen integriert werden kann.
• Sperrmechanismus – verhindert eine doppelte Buchung desselben Zeitfensters, das von verschiedenen Kanälen angefragt wird.
• Automatische Erinnerungen – sendet Kunden Erinnerungen, die Informationen zum Termin, Vorbereitungsanweisungen, einen Link, um einen Termin abzusagen/umzulegen und andere Funktionen enthalten. Diese Erinnerungen können ausgedruckt werden, wenn der Termin vergeben wird oder einige Stunden vor dem Termin per E-Mail oder SMS verschickt werden.
• Integration der Termindaten mit Microsoft Exchange/Outlook.
• Skalierbar für jede beliebige Anzahl Büros, Abteilungen, Dienstleistungen und Mitarbeiter.
• Alle Konfigurationseinstellungen basieren auf Parametern, erfordern keine Programmierung, werden per Fernzugriff über eine sichere Webverbindung abgewickelt und haben einen sofortigen Einfluss auf alle Büros und Standorte.
• Zusätzliche Programmierungen, die eine verbesserte Unternehmenslogik und intelligentere Schnittstellen ermöglichen, sind als Scripts eingebettet - hierdurch verändern sie den Basiscode des Produkts niemals, wodurch Testprozesse minimiert werden, die Entwicklung beschleunigt und eine schnelle Antwort auf die Anforderungen des Unternehmens ermöglicht werden.
• Alle Benutzerschnittstellen sind webbasiert, einfach zu nutzen und mit kontextbezogenen Online-Hilfeseiten verknüpft.