Die Terminvergabe im Krankenhaus vereinfachen

Stellen Sie sich vor, dass die Mitarbeiter im Krankenhaus nur einen einfachen Kalender für die Terminvergabe verwenden könnten. Würde ein so einfacher Terminplaner ausreichen, um operative Eingriffe und andere komplexe Operationen, die eine Koordination der Termine von verschiedenen Mitarbeitern und Ressourcen erfordern, zu planen?

Stellen Sie sich z. B. vor, dass Ihre Aufgabe darin besteht, ausschließlich den Mitarbeiterkalender für geplante Termine zu verwalten. Sie würden Zeiten für unerwartete Ereignisse, wie z. B. Termine, die länger als geplant dauern, Ärzte, die zu Notoperationen gerufen werden und die Wartezeit für unterstützende Mitarbeiter und Geräte freihalten müssen. Das Ergebnis wäre, dass die Mitarbeiter 50 % der Zeit überarbeitet und 50 % der Zeit nicht ausgelastet wären. Keiner dieser Zustände ist wünschenswert.

Welche IT-Möglichkeiten könnten Sie nutzen, um diese Situation zu beheben?

Sie könnten damit beginnen, sicherzustellen, dass der „Kalender“ – oder mit anderen Worten das Terminvergabesystem – intelligent arbeitet und es Mitarbeitern ermöglicht, alles was für diesen Termin erforderlich ist, gleich mitzubuchen. Zum Beispiel: Wenn man eine Operation bucht, sollte der Termin den prä-operativen Bereich inklusive Bett und medizinische Betreuung, den OP inklusive Mitarbeiter und Geräte und einen Aufwachraum direkt mit einplanen. Manche Ressourcen können nicht im Voraus zugewiesen werden, daher sollte das Terminsystem eine gewisse Freiheit für Flexibilität in Echtzeit berücksichtigen, während es trotzdem die insgesamt erforderliche Kapazität garantiert.

Zum Beispiel ist es vielleicht nicht möglich ein bestimmtes Bett im Aufwachraum zu reservieren, aber das System sollte dafür sorgen, dass wir nicht zu viele Operationen einplanen, um eine potenzielle Überbelegung zu vermeiden.

Als nächstes würden Sie dann sicherstellen, dass das System die Möglichkeit zur Verwaltung aller Aspekte des Termins in Echtzeit bietet. Dies ist ein Kriterium, das sehr schwierig zu erreichen, aber trotzdem sehr wichtig ist. Denken Sie wieder an die Operation. Es gibt viele Gründe, aus denen die Dinge nicht nach Plan verlaufen können: bei der Vorbereitung läuft etwas schief, die vorherige Operation dauert länger als geplant, ein Chirurg wird zu einer Notoperation gerufen, ein medizinisches Gerät funktioniert nicht und so weiter.

Dies bedeutet, dass wir eine enge Verbindung zwischen der Terminplanung auf der einen Seite und der Verwaltung des Patientenstroms und der Ressourcen auf der anderen Seite benötigen. Tatsächlich handelt es sich bei der Verwaltung eines OPs um eine Art von BPM (business process management = Geschäftsprozessmanagement), also nicht nur eine „einfache Vergabe von Terminen“.

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